El tiempo no se administra

Gerencia y Negocios

29/06/2009

“Organiza y ejecuta según prioridades” es la síntesis filosófica del pensamiento teórico del área llamada Administración del tiempo.

Los teóricos del tema de la administración del tiempo pueden estar correctos cuando plantean
que ejecutar según prioridades, luego de uno haberse organizado, es el mejor camino hacia el logro de las metas, pero enfocar el asunto hacia el control del tiempo es un rumbo equivocado. Creo particularmente que el tiempo no se administra. No se administra porque no es escaso ni abundante. El tiempo es una constante y para nuestros fines prácticos el día tiene 24 horas aquí o en Pekín. Nuestro desafío consiste en administrarnos a nosotros mismos. En lugar de centrarnos en las cosas y el tiempo, debemos hacerlo en los resultados, buscando un equilibrio entre el producto y la capacidad de producirlo, es decir, en lo que quieres y la forma de conseguirlo.

La clave está en hacer siempre lo que es importante cuando no es urgente o en hacer cosas que no son urgentes pero que de acuerdo a nuestros principios y nuestra misión ya definida, son las que realmente importan porque eso es lo que queremos y necesitamos hacer. Así evitamos el estrés, el agotamiento, las crisis y el estar constantemente apagando fuegos en nuestra vida cotidiana. Esto es el corazón de la administración personal efectiva.

Los expertos dicen que las personas efectivas se orientan hacia las oportunidades, no hacia los problemas. Piensan preventivamente. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanición y debilidad a los problemas.

Supone decir NO a algunas actividades que aparentan urgentes para decirle SI a las prioridades importantes de su centro de acción.

Una máxima de la arquitectura dice que LA FORMA SIGUE A LA FUNCION. De modo análogo la administración sigue al liderazgo. Es decir, no se trata de dar prioridad a lo que está en agenda, sino de ordenar en la agenda nuestras prioridades.

“Controle su tiempo” es el título del segundo capítulo del libro de Peter Drucker “El ejecutivo eficaz” y agrega que “el tiempo en toda ocasión es escaso” pero desde mi humilde punto de vista este es un enfoque incorrecto. El tiempo, como dije anteriormente, no es escaso ni abundante. Es una constante y lo que lo convierte en relativo son nuestros compromisos y las cosas que tenemos que hacer que, desde luego, ameritan atención y toman tiempo en ejecutarse.

Con una formula de aritmética simple ilustraré lo anteriormente dicho.

1-) Dividendo / Divisor = Cociente

2-) Numerador / Denominador = Cociente

3-) Nuestro tiempo / Nuestras acciones = Resultados

4-) Horas disponibles en el día / Tareas que hacer en el día = Resultados

5-) 8 horas / 8 tareas = 1 hora por actividad

6-) 8 horas / (8 tareas + 2 entrevistas + 6 diligencias) = > 8 horas / 16 actividades = ½ hora por actividad

El día tiene solo 24 horas y nada más. Tenemos actividades durante el día que no podemos delegar, que tenemos que hacerlo nosotros mismos, como: comer, dormir, asearnos, resolver asuntos personales, atender nuestra familia, etc. Por lo que para nuestros fines, definimos las horas efectivas que dedicamos al trabajo en 8 horas diarias y como el tiempo es una constante será nuestro numerador, nuestro dividendo, lo que vamos a distribuir.

Nuestras actividades, nuestras acciones que son productos de nuestras decisiones, las cuales podemos elegir hacer o no hacer y por lo tanto son variables, serán nuestro denominador o el divisor que determinará los resultados.

Así, en la ecuación anterior #5 los resultados son 1 hora por actividad y en la ecuación #6 el resultado disminuye a ½ hora porque agregamos más actividades al quehacer del día. Si seguimos agregando actividades, es decir, aumentando el denominador, notaremos que cada vez dispondremos de menos tiempo para ejecutar las acciones que tenemos que hacer para lograr nuestras metas, por lo tanto, el enfoque correcto es que debemos controlar nuestras acciones, haciendo lo que es importante para nosotros, de acuerdo a nuestras metas. Rechazando las actividades que no son necesarias para así disponer de más tiempo para ejecutar lo que queremos lograr.

El tiempo es oro y para quien lo pierde es un tesoro. Es totalmente perecedero y no puede ser almacenado. Es irremplazable y no tiene sustituto, es la tabla por la que se deslizan nuestras vidas. ¡Disfrútelo!

JUNIO 2009